Gmailで独自ドメインのメールを管理

Gmailにしてからというもの、メール管理がかなり楽になりました。

Google AppsというサービスのGmailなら、ちょっとドメイン側の設定すればGmailのメールサーバーを使って独自ドメインのメールを管理できますが、僕がやっているのはGoogle Appsではなく普通のGmailで独自ドメインメールを管理する方法です。

■独自ドメインメールの設定
まず、独自ドメインのメールはGmailに転送する設定にします。

■アカウントのインポート

Gmailへアクセスし、画面右上「設定」を選び、「アカウントのインポート」を選択。

そこの「名前」の項目から「別のアドレスからメッセージを送信」のボタンを押す。

そして、送信時に表示される名前を入力して、Gmailに転送している独自ドメインのメールアドレスを入力。

「Gmail経由で送信する」を選んで確認メールを送信。

すると、独自ドメインのメールに確認メールが届くので、送られてきたURLをクリック。

そうすると、Gmail送信時に送信メールアドレスを選択できるようになり、Gmailから独自ドメインのメールを利用できるような感じになります。

■返信時の設定
そして、もう一度Gmail設定の「アカウントのインポート」へ行き、「名前」項目の「メッセージの受信時」の項目を「メールを受信したアドレスから返信する」にチェック。
こうすることで、例えばGmailのアドレスで受けたメールの返信時にはGmailのアドレスで、独自ドメインのアドレスで受けたメールの返信は独自ドメインのメールで返信することができます。

「メール作成」の時のfrom項目がセレクトボックスになって、独自ドメインのメールアドレスを選択できるようになります。

メールを外部化できるメリットはかなり大きいです。

例えばパソコンが壊れてしまってもメールはGmailに行けばいつでも見れます。

外出先でもメールチェックができます。

携帯からでもチェックできます。

情報を手ぶらで持ち歩いているような感じです。

あとは、適切にラベルを振り分ければ、メールの管理がより楽になります。

■ラベル付け
Gmailの設定で、「フィルタ」へ行き、「新しいフィルタを作成」
Toの項目に独自ドメインのメールアドレスを入力し、一度「フィルタテスト」を実行。
独自ドメイン宛に送られたメールが表示されればOKです。
「次のステップ」へ行き、「ラベルを付ける」にチェック→「新しいラベル」で任意の名前のラベルを作り、「フィルタを作成」。

こうすると、独自ドメインに送信されたメールにはラベルが付くので仕分けが簡単にできます。

僕はHotmailと独自ドメインとGmailの3つをこれで管理しています。
他に、フィルタでFromの項目を編集して、仕事のメールを振り分けています。
例えば、「○○@myclient.jp」という仕事先があったとすると、Fromの項目に 「*@myclient.jp」と入力すれば、「*」の部分がinfoだろうとadminだろうと全て振り分けてくれます。
複数のドメインからのアドレスを一つのラベルにまとめる場合は、Fromの項目を「OR」で複数指定します。
「*@myclient.jp OR *@other-client.jp OR *@ignore.jp」というような感じですね。

もうWindows Live Mailなんて削除しました。
一応ThunderbirdでGmailを受信できるように設定してますが、２回くらいしか起動したことがありません。
ブラウザを起動すればiGoogleで最新メールのチェックができますし、Gmailのエクステンション(https://chrome.google.com/extensions/detail/mihcahmgecmbnbcchbopgniflfhgnkff)を入れているので、iGoogleを開かなくてもブラウザ上で確認できます。

この環境に慣れるともうメーラーなんて使えませんね。